Diagram SIPOC procesu biznesowego: granice, dostawcy, wejścia, wyjścia i klienci

Diagram SIPOC porządkuje podstawowe otoczenie procesu biznesowego, ale nie zastępuje jego szczegółowego modelu. Istotne pozostaje oddzielenie informacji potrzebnych do uzgodnienia granic procesu oraz relacji między dostawcami, wejściami, wyjściami i klientami od chronologii zadań, decyzji i odpowiedzialności operacyjnej, które mogą wymagać dokładniejszej mapy.

Granice procesu i poziom szczegółowości diagramu SIPOC

Granice diagramu SIPOC wyznaczają początek i koniec procesu oraz jego podstawowe otoczenie. Zakres warto ustalić tak, aby mapa obejmowała spójny fragment działań prowadzących od uruchomienia procesu do uzyskania rezultatu, ale nie próbowała odwzorować całego systemu organizacyjnego.

SIPOC powinien pozostać mapą wysokopoziomową. Pokazuje ogólny przebieg i najważniejsze przekształcenie wejść w wyjścia, natomiast pełne procedury, wszystkie warianty, punkty decyzyjne i szczegółowe zależności zadań należą do bardziej szczegółowego modelu procesu. Przy złożonych procesach ograniczenie poziomu szczegółowości jest istotne, ponieważ diagram ma przede wszystkim uzgodnić zakres analizy, a nie zastępować kompletną dokumentację przebiegu.

Elementy diagramu SIPOC: dostawcy, wejścia, proces, wyjścia i klienci

Diagram SIPOC przedstawia zależność między źródłem wejść, ogólnym przebiegiem procesu a odbiorcą jego rezultatów. Jego pięć elementów tworzy jeden łańcuch: dostawcy przekazują wejścia, proces je przekształca, a wyjścia trafiają do klientów.

• Dostawcy – podmioty przekazujące zasoby, dane lub inne wejścia potrzebne do rozpoczęcia i realizacji procesu.
• Wejścia – materiały, informacje, wymagania, kompetencje lub usługi wykorzystywane w procesie.
• Proces – ogólne przekształcenie wejść w rezultat, przedstawione bez opisu pojedynczych czynności i decyzji operacyjnych.
• Wyjścia – rezultaty procesu, na przykład produkty, usługi, raporty, decyzje lub informacje.
• Klienci – odbiorcy wyjść, którzy mogą korzystać z nich wewnątrz organizacji albo poza nią.

Powiązanie elementów pomaga sprawdzić, czy każde istotne wejście ma swoje źródło, a każde wyjście określonego odbiorcę. Wymagania klientów odnoszą się bezpośrednio do wyjść, natomiast charakter wejść pokazuje, czego proces potrzebuje, aby wytworzyć oczekiwany rezultat.

Tworzenie diagramu SIPOC krok po kroku

Tworzenie diagramu SIPOC warto rozpocząć od wyboru procesu przeznaczonego do analizy, a następnie uporządkować zależności między jego przebiegiem, rezultatami i źródłami wejść. Pracę może prowadzić zespół obejmujący osoby zaangażowane w proces oraz interesariuszy odczuwających skutki jego działania, ponieważ różne perspektywy ułatwiają uwzględnienie wymagań odbiorców.

1. Wybór procesu – określ proces, który ma zostać przedstawiony na diagramie.
2. Klienci i wymagania – wskaż odbiorców rezultatów oraz ich oczekiwania.
3. Wyjścia – określ rezultaty, które powinny odpowiadać tym wymaganiom.
4. Ogólne etapy procesu – opisz główne przekształcenia prowadzące od wejść do wyjść.
5. Wejścia – zbierz zasoby, informacje lub inne elementy niezbędne do przebiegu procesu.
6. Dostawcy – przypisz do każdego wejścia podmiot lub źródło, które je zapewnia.

Po opracowaniu diagram należy udostępnić zespołowi, właścicielom procesu i pozostałym interesariuszom. Punktem wyjścia może być zarówno sam proces, jak i klienci wraz z ich wymaganiami; druga kolejność prowadzi od odbiorców do źródeł wejść.

SIPOC a COPIS i szczegółowe mapy procesu

SIPOC i COPIS przedstawiają tę samą koncepcję, ale porządkują ją w innym kierunku. SIPOC prowadzi od dostawców i wejść do wyjść oraz klientów, natomiast COPIS zaczyna od klientów i ich potrzeb, a następnie cofa się do wyjść, procesu, wejść i dostawców. Różnica dotyczy więc przede wszystkim perspektywy oraz kolejności analizy, nie zawartości diagramu.

Zakres i szczegółowość decydują o wyborze kolejnego narzędzia. SIPOC pomaga uzgodnić ogólne granice procesu, lecz nie pokazuje dokładnej chronologii zadań ani punktów decyzyjnych. Gdy potrzebna jest analiza przebiegu, ról lub przepływów, złożony proces można uzupełnić bardziej szczegółowym modelem, takim jak BPMN albo mapa przepływu pracy. Nie zastępują one SIPOC, lecz rozwijają obraz ustalony na poziomie ogólnym.