Dla pracowników administracyjno-biurowych szkolenie okresowe BHP zasadniczo przypada co 6 lat, ale sama nazwa stanowiska nie przesądza jeszcze o obowiązku. Znaczenie mają także grupa działalności pracodawcy, kategoria ryzyka oraz wyniki oceny rzeczywistych warunków pracy, dlatego w niektórych przypadkach możliwe jest zwolnienie, a w innych konieczne pozostaje szkolenie dostosowane do zagrożeń.
Szkolenie wstępne przed rozpoczęciem pracy na stanowisku biurowym
Szkolenie wstępne BHP odbywa się przed dopuszczeniem pracownika biurowego do pracy na określonym stanowisku. Obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, dzięki którym pracownik poznaje zasady bezpiecznego wykonywania powierzonych obowiązków.
Instruktaż ogólny obejmuje podstawowe przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, regulacje prawa pracy, postępowanie w sytuacjach awaryjnych, przepisy przeciwpożarowe oraz zasady udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy dotyczy konkretnego stanowiska. Obejmuje zapoznanie z czynnikami środowiska pracy, zagrożeniami i oceną ryzyka zawodowego, sposobami ochrony przed zagrożeniami oraz bezpiecznymi metodami wykonywania pracy. W przypadku stanowiska biurowego może uwzględniać także zasady ergonomii i korzystania z wyposażenia stanowiska.
Instruktaż stanowiskowy powinien odpowiadać rzeczywistym warunkom pracy i ocenie ryzyka właściwej dla danego stanowiska. Obie części szkolenia pracownik potwierdza na piśmie, a szkolenie musi odbyć się przed rozpoczęciem pracy na tym stanowisku.
Co ile lat pracownik administracyjno-biurowy odbywa szkolenie okresowe BHP?
Szkolenie okresowe BHP pracownika administracyjno-biurowego odbywa się zasadniczo co 6 lat. Służy odświeżeniu i ugruntowaniu wiedzy dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapoznaniu z nowymi przepisami i rozwiązaniami organizacyjno-technicznymi.
Nie jest to jednak termin bezwzględny dla każdej osoby wykonującej pracę biurową. Zastosowanie tej reguły może zależeć od kategorii ryzyka działalności pracodawcy oraz od wyników oceny ryzyka zawodowego na danym stanowisku. W określonych warunkach szkolenie może być wymagane wcześniej.
Przy ustalaniu terminu należy więc uwzględnić nie tylko nazwę stanowiska, lecz także rodzaj prowadzonej działalności i aktualną ocenę ryzyka zawodowego.
Kategoria ryzyka a obowiązek lub zwolnienie ze szkolenia okresowego
Samo określenie stanowiska jako administracyjno-biurowego nie przesądza o zwolnieniu ze szkolenia okresowego. Znaczenie ma przede wszystkim rodzaj przeważającej działalności pracodawcy i przypisana do niej kategoria ryzyka, która klasyfikuje działalność według stopnia zagrożenia zdrowia i wypadkowości. Trzeba również uwzględnić aktualną, udokumentowaną ocenę ryzyka zawodowego na danym stanowisku.
Pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony z okresowego szkolenia BHP, gdy:
- przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia;
- ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność przeprowadzenia szkolenia.
Warunki te należy rozpatrywać łącznie. Niska kategoria ryzyka przypisana działalności nie oznacza automatycznie, że każde stanowisko biurowe jest objęte zwolnieniem. Jeżeli rzeczywiste warunki pracy lub wyniki oceny ryzyka wskazują na potrzebę szkolenia, pracodawca powinien je zorganizować. Zwolnienie nie obejmuje także pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.
Stanowisko i warunki pracy wpływające na częstotliwość szkoleń
Nazwa stanowiska nie wyczerpuje oceny potrzeb szkoleniowych. Znaczenie ma także sposób organizacji pracy oraz zagrożenia związane z wykonywaniem obowiązków. Innego podejścia może wymagać praca wyłącznie przy biurku, a innego stanowisko, na którym pracownik dodatkowo przebywa w strefach produkcyjnych, magazynowych lub technicznych.
Przy ocenie potrzeb szkoleniowych przede wszystkim:
- rodzaj stanowiska – instruktaż stanowiskowy powinien odnosić się do specyficznych zagrożeń, ryzyka oraz bezpiecznych metod pracy właściwych dla konkretnego stanowiska;
- czynniki szkodliwe lub uciążliwe – ich występowanie przemawia za dopasowaniem instruktażu do rzeczywistych warunków pracy, a nie wyłącznie do nazwy stanowiska;
- pracę na kilku stanowiskach – osoba wykonująca obowiązki w różnych miejscach powinna odbyć instruktaż stanowiskowy na każdym z tych stanowisk;
- zmiany w organizacji lub warunkach pracy – modyfikacja zadań, wyposażenia, technologii albo środowiska pracy może wymagać ponownego przeanalizowania potrzeb szkoleniowych.
W przypadku pracy na kilku stanowiskach jeden ogólny instruktaż nie zastępuje instruktażu właściwego dla każdego z nich. Dotyczy to także pracowników określanych jako administracyjno-biurowi, jeżeli ich obowiązki wykraczają poza typową pracę biurową.
Jak ustalić i udokumentować termin kolejnego szkolenia BHP?
Ustalenie terminu kolejnego szkolenia BHP dla pracowników biurowych online powinno uwzględniać grupę stanowiska, ocenę ryzyka zawodowego, datę ostatniego szkolenia oraz warunki wykonywania pracy. Przed wpisaniem daty do harmonogramu należy sprawdzić:
- grupę stanowiska – ustalić, czy pracownik wykonuje obowiązki administracyjno-biurowe, czy także zadania na innych stanowiskach;
- kategorię ryzyka i ocenę ryzyka zawodowego – zweryfikować, czy dokumentacja stanowiska uzasadnia zastosowanie właściwego cyklu szkolenia albo wyjątku;
- datę ostatniego szkolenia – uwzględnić ją przy wyznaczaniu kolejnego terminu szkolenia okresowego;
- moment zatrudnienia na danym stanowisku – pierwsze szkolenie okresowe powinno odbyć się do 6 miesięcy od zatrudnienia na stanowisku kierowniczym i do 12 miesięcy na innych stanowiskach;
- zmiany warunków pracy – zmiana zadań, wyposażenia lub środowiska pracy może wymagać ponownej analizy potrzeb szkoleniowych.
Jeżeli ocena ryzyka wskazuje możliwość zastosowania wyjątku od szkolenia okresowego, sama informacja w harmonogramie lub zaświadczenie z innego szkolenia nie wystarczą. Taką decyzję należy powiązać z aktualną oceną ryzyka i warunkami konkretnego stanowiska.
Szkolenie wstępne potwierdza karta szkolenia wstępnego, a ukończenie szkolenia okresowego – zaświadczenie wydane po szkoleniu. Dokumenty te przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Ustalony termin powinien więc zostać uwzględniony w organizacji pracy, a dokument potwierdzający ukończenie szkolenia dołączony do akt osobowych.