1. Skip to navigation
  2. Skip to content
  3. Skip to sidebar



10 największych błędów zarządzania czasem

A oto 10 pomysłów, jak w łatwy sposób można stracić swój drogocenny czas, lub zyskać go jeszcze więcej. Niektóre opisane tu punkty są banalne, jednak pamiętaj – im prostsza technika, tym jest skuteczniejsza! A więc do dzieła!

1. Wielozadaniowość


Jak dowodzi wiele badań, skupianie się na wielu rzeczach na raz nie jest możliwe. To mit. Umysł potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy. Tak zwana „podzielna uwaga”, to tak naprawdę umiejętność przeskakiwania z jednego przedmiotu na inny. Posiadają ją przede wszystkim kobiety.


Jednak niezależnie od płci największą efektywność – a więc i oszczędność czasu – można osiągnąć skupiając się na jednym zadaniu. Gdy poświęcasz mu pełną uwagę, zrealizujesz go znacznie szybciej. Gdy w międzyczasie przyjdą Ci do głowy inne pomysły, nowe zadania – zapisz je na kartce papieru i zrealizuj później. Noś zawsze przy sobie notes z miejscem na „zrzuty z umysłu”, czyli wszelkie nowe pomysły do rozważenia na później. Dzięki temu będziesz miał klarowny umysł i niczego nie stracisz.


2. Niekorzystanie z bloków czasu


Jeśli nie planujesz swojego czasu i nie dzielisz zadań na bloki tematyczne, prawdopodobnie większość czasu stracisz na robieniu rzeczy, których nie trzeba robić lub na drobiazgach. Są to rzeczy, które nie zbliżają Cię do najważniejszych celów w życiu. Ludzie są mistrzami w wypełnianiu czasu mało ważnymi sprawami i wykonywaniu ich najlepiej, jak potrafią.


Kluczem do skutecznego zarządzania sobą w czasie jest planowanie zadań i układanie ich w bloki tematyczne. Przykładowo, mogą to być bloki nazwane: rodzina, zdrowie i kondycja, finanse, biznes, relacje. W bloku „rodzina” spędzasz czas z i dla rodziny, i robisz wszystko, co z nią związane. W bloku zdrowie i kondycja jest czas na ćwiczenia fizyczne, wizytę u terapeuty czy dietetyka, spacer z psem. W bloku finanse zajmujesz się swoim portfelem, kontrolujesz i alokujesz aktywa, spotykasz się ze swoim doradcą finansowym.


Dodatkowo, jeśli bloki są rozbudowane – tak jak np. biznes, dzielisz je na podbloki. Jeśli jest to praca biurowa czy przy komputerze – koniecznie rozplanuj przerwy. Drobne przerwy co pół godziny, dłuższe na spacer i przekąskę – co 2,5 godziny. Pamiętaj, że umysł nudzi się gdy wykonujesz jedną czynność i zaczyna „odpływać” – a więc tracisz efektywność. Co więcej, jeśli to praca siedząca – zadbaj o zdrowie, a zwłaszcza kręgosłup i oczy.


3. Wykonywanie zbyt wielu czynności


Na pewno słyszałeś o zasadzie Pareto, czyli 80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności, które wykonujemy, wpływa na 80% rezultatów które otrzymujemy. Czyli jeśli w ciągu dnia wykonasz 10 zadań, tylko 2 z nich będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie. Musisz nauczyć się rozpoznawać te najważniejsze i eliminować najmniej ważne. Doba ma tylko 24 godziny i nawet najlepsze systemy zarządzania sobą w czasie nie pomogą jej rozciągnąć.


„Nieustannie zadawaj sobie pytanie, czy Twoje działania przynoszą maksymalny zwrot z zainwestowanego czasu”
– Brian Tracy


4. Brak ustalania priorytetów


Jedną z najważniejszych umiejętności ludzi sukcesu, jest ustalanie priorytetów zadań, które mają do wykonania. Najlepszą, a zarazem najłatwiejszą metodą ustalania priorytetów jest metoda ABCDE. Siła tej metody drzemie w jej prostocie. Na początku spisz listę wszystkich zadań do wykonania na dany dzień (lub inny przedział czasowy). Następnie przydziel każdemu zadaniu odpowiednią „literkę”, według poniższego klucza:


A – zadania najwyższej rangi, których niewykonanie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. To spotkanie z kluczowym klientem, zapłacenie komornikowi, oddanie ważnego raportu, wysłane ważnej oferty.


B – zadania które powinno się wykonać, choć nie pociągają za sobą tak dużych konsekwencji jak rangi A. To odpowiedzenie na maila, rozmowa z mniej ważnym klientem, etc.


C – zadania które przyjemnie jest wykonać. To rozmowa z kolegą, obejrzenie filmu, wspólny spacer, spotkanie towarzyskie.


D – to rzeczy które delegujesz drugiej osobie. Powinno znaleźć się tu wszystko, co może zrobić za Ciebie ktoś inny.


E – to sprawy nieważne, które należy wyeliminować.


Jeśli kilka zadań ma podobną rangę, numerujesz je według ważności: A1, A2, A3, B1, B2, etc. Zadania B wykonujesz dopiero, gdy zrealizujesz wszystkie zadania oznaczone literką A. Nie wcześniej! Zadania C – gdy już nie będzie żadnego zadania A i B.


Kluczem do odniesienia sukcesu, jest poprawne oznaczenie zadań i skupienie na każdym zadaniu tak długo, aż zostanie skończone. Jeśli pracujesz z innymi ludźmi, jedną z najważniejszych umiejętności będzie delegowanie zadań.


5. Niezapisywanie zadań do wykonania


Dużo osób ma przekonanie, że dzięki dobrej pamięci wiedzą, co muszą zrobić danego dnia. Jednak to tak nie działa! Zawsze myśl z długopisem lub ołówkiem w ręku. Zapisując zadanie lub określając swój cel, staje się on realny. Tworzysz coś, co można zobaczyć i przekonujesz podświadomość, że jest to dla Ciebie ważne.


Cele i zadania które są tylko w głowie, wprawiają w roztargnienie i powodują stratę energii. To tak, jakbyś w komputerze wszystkie informacje przechowywał w pamięci podręcznej – RAM, zamiast zapisywać je na dysku trwałym. Zbyt duża ilość informacji w buforze powoduje obniżenie efektywności i zawieszanie się systemu. Ludzki umysł działa tak samo. Gdy zapiszesz zadania na papierze, oczyścisz umysł i będziesz mógł skoncentrować się na najważniejszym – realizacji zadań i celów!


6. Brak planowania


Z zapisywaniem zadań nierozłącznie wiąże się planowanie. O ile sprecyzowanie swoich potrzeb i celów oraz ich zapisanie to pierwszy krok, kolejnym jest wyznaczenie planu działania. Sporządź listę niezbędnych czynności potrzebnych do wykonania zadania. Następnie uporządkuj według kolejności i ważności. Plan jest jak mapa z drogowskazami, dzięki którym trafisz prosto do celu. Kolejnym krokiem jest podjęcie działania i koncentracja na zadaniach tak długo, aż zostanie osiągnięty.


7. Odkładanie na później


Później to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi. Jeśli sporządziłeś już gotowy plan, natychmiast przejdź do działania! Zrób pierwszy krok w kierunku jego realizacji. Im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz! Nawet prosty plan, który realizujesz, ma większą wartość, niż najlepiej obmyślana strategia, która leży na biurku.


„Odkładanie spraw na później to złodziej marzeń”
– powiedzenie północnoamerykańskich Indian Kri


8. Brak przerw


Pamiętaj, że zarówno umysł, jak i ciało męczą się. Siedzenie kilka godzin nad jakimś zadaniem nie ma sensu. Po godzinie Twoja efektywność spada o połowę. Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie. Dlatego uwzględnij w swoim planie przerwy. Krótkie na „rozruszanie się” i napicie, dłuższe na ćwiczenia, spacer, lunch, etc.


Nagradzaj swój umysł i ciało przerwami, a odwdzięczą Ci się lepszą pracą – a więc większą efektywnością!


9. Praca w bałaganie


Badania udowodniły, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów. To stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie cały dzień pracy!


Mitem jest to, że niektórzy mogą efektywnie funkcjonować w „twórczym nieładzie”. Tak się tylko im wydaje... Jak mówi angielskie powiedzenie: „Co na widoku, to w umyśle”.


Te 1,5 godziny to sumaryczny czas, który ucieka jak kropla po kropli z nieszczelnego kranu. Oprócz straty czasu, ucieka też energia i skupienie na podjętych działaniach.


10. Zbyt krótki sen


Człowiek niewyspany to mało wydajny pracownik. Przemęczenie i niedosypianie zmuszają nas do częstego picia kawy, herbaty – co tylko chwilowo poprawia wydajność organizmu. Kawa jest jak bicz na konia który działa tylko przez chwilę, a następnie koń i tak zwalnia – jeszcze bardziej, niż przed uderzeniem.


Bonus: Czynniki przerywające pracę


Mail, SMS, telefon, wiadomość na GG, kolega w pracy, który szuka towarzystwa... Znajome, prawda? To wszystko powoduje, że tracimy koncentrację na naszym najważniejszym zadaniu i zajmujemy się sprawami błahymi.

„Pierwszym elementem sukcesu jest zabrać się do pracy, a drugim nie przerywać pracy”

– Orison Swett Marden, autor publikacji na temat osiągania sukcesów


Pracuj nad asertywnością, aby umieć powiedzieć „NIE”, gdy jesteś zajęty. Naucz się odbierania maili 1 lub maksymalnie 2 razy dziennie. Unikaj niepotrzebnych rozmów telefonicznych i włączaj komunikator internetowy tylko w czasie, gdy nie będzie Ci przeszkadzał. Jeśli w trakcie pracy przyjdzie kolega lub koleżanka z pracy, powiedz, że porozmawiacie po godzinach. Teraz jesteś zajęty i musisz dokończyć swoje zadanie!


Autor: Marcin Kijak www.marcinkijak.pl

 

 

Chcesz rozwijać swoją karierę? Zostaw swoje CV i daj się znaleźć pracodawcy!

Podobne artykuły

Komentarze



Nasi Partnerzy:

  • jak napisać cv
  • kariera
  • list motywacyjny wzór
  • praca ogłoszenia
  • program do rekrutacji
  • rozmowa kwalifikacyjna
  • rozwój zawodowy
  • system do rekrutacji
  • system hrm
  • szukam pracy
  • Yourpoland.pl - Polskie Obywatelstwo, Polski Paszport
  • Portal mojebezrobocie.pl
  • Festiwal kawy
  • oferta pracy
  • praca oferty
  • e-rekrutacja

controlfind.pl - skuteczny system do rekrutacji

Rynek Główny 6 | 31-042 Kraków

e-mail: biuro@controlfind.pl | tel. 012 397 04 05

Dotacje na innowacje – Inwestujemy w waszą przyszłość